Какие бывают системы электронного документооборота

Процесс обмена электронными документами по телекоммуникационным каналам принято называть электронным документооборотом. Его внедрение в работу компании позволяет оптимизировать бизнес-процессы и повысить качество работы. Использование системы электронного документооборота также существенно сокращает издержки компании на хранение бумажных архивов, бумагу, картриджи для принтеров, зарплату курьеров и т.д.

Какой должна быть хорошая СЭД

Чтобы выбрать наилучший вариант системы электронного документооборота, стоит знать основные характеристики хорошей СЭД. Во-первых, она должна обеспечивать информационную безопасность. Достижение этой цели возможно только при использовании защищенных каналов связи. Также в системе должна быть доступна возможность настройки уровня доступа в зависимости от обязанностей сотрудников.

Еще одна важная характеристика – удобство интерфейса. Например, A2B программа не требует от пользователей высокого уровня владения компьютером. Для работы с этой программой не понадобится специальное обучение персонала. Поэтому компания, внедрившая эту систему, не понесет большие расходы на обучение и повышение квалификации сотрудников.

Хорошая СЭД также должна:

• поддерживать мобильные устройства;
• без проблем интегрироваться с различными учетными системами;
• иметь постоянную техническую поддержку;
• предоставлять возможность контроля поручений и управления различными проектами;
• обеспечивать возможность внедрения CRM-системы.

Критерии выбора СЭД

Выбор системы электронного документооборота основывается на задачах, которые будут стоять перед этой программой. Она может использоваться для оптимизации бизнес-процессов, снижения рисков потери важной документации, сокращения расходов на архивное хранение и курьерскую доставку документов, упрощения взаимодействия с контролирующими органами и т.д.

Также стоит отметить, что целью внедрения подобной бизнес-системы может сокращение затрат времени на работу с бумажными документами. Это особенно актуально для организаций, в которых уполномоченные лица пребывают в различных городах. В таком случае при использовании бумажной документации процесс согласования и подписания документов может продолжаться неделями. Внедрение СЭД даст возможность оформить все требуемые документы в течение нескольких секунд.

Поводом для внедрения СЭД может быть и желание улучшить сервис. За счет этого можно рассчитывать на повышение лояльности контрагентов, нивелирования риска потери важных бумаг и возможность исправления ошибок, допущенных в документах.